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一、傳統(tǒng)檔案管理的四大痛點(diǎn)，你是否也深有體會(huì)？

信息的高速發(fā)展之際，傳統(tǒng)的檔案管理模式也面臨著前所未有的挑戰(zhàn)，如何在大數(shù)據(jù)的時(shí)代下將傳統(tǒng)的檔案管理推向“信息化的檔案管理”已成為各級(jí)檔案管理部門的迫切任務(wù)之一。引出的智慧一體化的檔案室也正是對(duì)這些痛點(diǎn)的最好的有力回應(yīng)和解藥。

第一點(diǎn)，檔案管理效率低下是很多機(jī)構(gòu)長(zhǎng)期面臨的難題。紙質(zhì)檔案查找耗時(shí)長(zhǎng)、歸檔不規(guī)范，信息傳遞滯后，嚴(yán)重影響工作效率。

第二點(diǎn)，數(shù)據(jù)安全隱患大。傳統(tǒng)檔案室很多都缺乏完善的防火、防潮、防盜的措施，如果一旦發(fā)生意外，帶來(lái)的損失不可估量。

第三點(diǎn)，空間利用率低。紙質(zhì)檔案堆積如山，庫(kù)房空間緊張，新增檔案無(wú)處可放，成為困擾單位發(fā)展的現(xiàn)實(shí)問題。

最后，人員依賴性強(qiáng)。檔案管理高度依賴人工經(jīng)驗(yàn)，一旦人員變動(dòng)，極易出現(xiàn)交接斷層，影響整體運(yùn)轉(zhuǎn)。

隨著這些挑戰(zhàn)的逐一凸顯越來(lái)越多的單位都開始醒悟到：檔案管理的發(fā)展必將走向數(shù)字化、智能化、與時(shí)俱進(jìn)的一體化。

二、智慧一體化檔案室解決方案

基于對(duì)檔案行業(yè)的深入耕耘與對(duì)物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等前沿技術(shù)的不斷融合，萬(wàn)林科技打造了一套從硬件、軟件到服務(wù)的全方位的智慧一體化的檔案室的建設(shè)方案，真正的將檔案的全生命周期的管理都得到了完美的把握。

采用以“智能硬件支撐、數(shù)字平臺(tái)支撐、流程的科學(xué)管理”為核心的全新的工作思路和技術(shù)手段的深度融合手段，我們初步構(gòu)建了集檔案的存儲(chǔ)、調(diào)閱、管理、服務(wù)于一體的現(xiàn)代化的智慧的檔案生態(tài)系統(tǒng)。

通過智能化布局，如智能的檔案柜、精準(zhǔn)的RFID識(shí)別系統(tǒng)、對(duì)檔案的全方位的環(huán)境監(jiān)控等一系列的硬件設(shè)施的完善，基本實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案的自動(dòng)的識(shí)別、精準(zhǔn)的定位、出入庫(kù)的全面的管理；同時(shí)又通過萬(wàn)林的檔案管理系統(tǒng)的平臺(tái)，進(jìn)一步將檔案的采集、歸檔、借閱、銷毀等全流程的都一一的將其都數(shù)字化了；同時(shí)又將與之相配的對(duì)應(yīng)的權(quán)限的管理、對(duì)對(duì)檔案的安全的審計(jì)等功能的完善的同時(shí)也都對(duì)其都做了很好的把控，確保了檔案的信息的安全不被外界的侵入。

借此對(duì)移動(dòng)端的完美的支撐，不僅使得遠(yuǎn)程的預(yù)約、查閱、審批等功能的實(shí)現(xiàn)也更加的便捷了，更使得原本就比較沉睡的那些檔案都“活”了起來(lái)，從而為用戶帶來(lái)更便捷的服務(wù)體驗(yàn)。

三、智慧一體化檔案室有哪些優(yōu)勢(shì)？

與市面上其他方案相比，萬(wàn)林科技的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1. 技術(shù)成熟，系統(tǒng)穩(wěn)定

自主的研發(fā)成果——檔案管理系統(tǒng)的不懈努力，我們已在全國(guó)的多個(gè)政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的實(shí)際應(yīng)用中都取得了較好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，系統(tǒng)的成熟穩(wěn)定、運(yùn)行的安全可靠也為其在此領(lǐng)域的廣泛推廣提供了有力的保障。

2. 硬件軟件一體化設(shè)計(jì)，高效協(xié)同

以一站式的服務(wù)為的核心，從智能的檔案柜到對(duì)應(yīng)的管理系統(tǒng)都能為客戶提供最完美的無(wú)縫對(duì)接的硬件與軟件的完美的整合，從而使得客戶的日常的辦公工作更加的流暢、更加的高效，工作的效率也有效地倍增了。

3. 安全防護(hù)體系完善，守護(hù)數(shù)據(jù)安全

多重的權(quán)限控制、細(xì)致的日志記錄、對(duì)數(shù)據(jù)的高效的加密、對(duì)工作環(huán)境的嚴(yán)密的監(jiān)測(cè)等手段的構(gòu)建，基本上構(gòu)建起了全方位的安全的保障體系，從而不僅能確保了各類檔案的安全不丟失，也能確保了各類檔案的安全不泄露。

4. 靈活擴(kuò)展，適應(yīng)不同場(chǎng)景需求

無(wú)論是對(duì)大型的檔案館的整體管理還是企業(yè)內(nèi)部的檔案室的日常管理，都能根據(jù)客戶的具體的實(shí)際的需求對(duì)其進(jìn)行定制的方案的推出，從而更好地滿足了各個(gè)不同的規(guī)模、不同的行業(yè)的用戶的管理的需求。

5. 本地化服務(wù)支持，響應(yīng)迅速

萬(wàn)林科技為客戶提供了從項(xiàng)目的規(guī)劃、部署到運(yùn)維的全方位的全流程的支持，從而使得客戶的項(xiàng)目都能順利的落地?zé)o憂。

四、未來(lái)已來(lái)，智慧一體化檔案室將如何發(fā)展？

檔案管理的信息化的越來(lái)越高的重視之際，智慧一體化的檔案室也逐步成為各行各業(yè)的標(biāo)配。對(duì)AI輔助的檔案的歸檔、對(duì)檔案的語(yǔ)義的深入的挖掘、對(duì)用戶的需求的精準(zhǔn)的智能的推薦，萬(wàn)林科技的檔案管理的方式也將邁向更高的效率、更強(qiáng)的智能的時(shí)代。

隨“數(shù)字中國(guó)”的戰(zhàn)略大幕不斷開啟，電子檔案的廣泛普及也將推動(dòng)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的數(shù)字化進(jìn)程由此勢(shì)不可擋。隨不懈努力將其電子檔案管理平臺(tái)的布局初步展開，對(duì)助力各行業(yè)的用戶逐步實(shí)現(xiàn)“無(wú)紙化”的轉(zhuǎn)型起到了重要的推動(dòng)作用。

結(jié)語(yǔ)：讓檔案管理更輕松、更智能

建設(shè)智慧一體化檔案室，不僅能更好的提升了當(dāng)下我們的管理效率，更是對(duì)未來(lái)發(fā)展的深遠(yuǎn)的戰(zhàn)略布局。憑借著萬(wàn)林科技多年的行業(yè)積累、成熟的技術(shù)體系以及對(duì)客戶的優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，已成眾多單位的合作的信賴之選。